Революция совещаний. Как меньше «встречаться» и больше успевать (саммари)

Распространенная практика — подготавливать и рассылать после встречи резюме обсужденных вопросов. На это тратится время, а многие ли участники хоть раз его откроют и перечтут?

Мы предлагаем альтернативный подход: каждое совещание должно завершаться не резюме, а списком действий. Список предполагает четкое взаимопонимание: кто, что и когда делает по итогам совещания.

Попросите участников подключиться за 10–15 минут до начала, чтобы не тратить основное время встречи на технические вопросы. В ожидании начала встречи они могут работать над своими делами, а потом начать обсуждение ровно по расписанию.

Если вы проводите важную онлайн-встречу, подключитесь за 30 минут до начала, чтобы провести проверку программы. По возможности, попросите вашего коллегу подключиться в качестве тестового участника. Полчаса на настройку кажутся перебором, и действительно, в большинстве случаев проверка займет до 5 минут .Тогда вы сможете со спокойным сердцем потратить остальное время на другие рабочие дела. Однако если возникнут серьезные технические трудности, получаса должно хватить, чтобы наладить программу с помощью службы техподдержки или предложить участникам альтернативный канал связи.

Закон Мерфи для виртуальных совещаний

Этот закон гласит: «Все, что может сломаться — сломается». Если вы рассчитываете, что все технические моменты на вашем веб-совещании сработают безупречно, вас ждет много неприятных сюрпризов. Не прячьте голову в песок, а лучше, во-первых, разработайте план предотвращения проблем, а во-вторых, имейте запасные тузы в рукаве, чтобы снизить ущерб, если технические трудности все-таки возникнут.

Веб-конференция открывает возможности, недоступные на очных встречах. Например, «брейнсерфинг» — когда участники могут одновременно искать информацию в Интернет или тестировать функции веб-сайта онлайн.

ведущему необходимо запланировать, что каждые 5–10 минут выступления будет происходить что-то, требующее активного участия слушателей

В начале реальной встречи этикет предполагает короткий светский диалог. Это работает и для виртуальных совещаний: пока участники собираются, приветствуйте каждого, задавайте короткие вопросы на нейтральные темы — о погоде в их городе, например. Но не затягивайте вступление, переходите к делу. В наше время «клипового мышления» люди переключат внимание с вашей презентации на что-нибудь другое, если что-то интересное не начнет происходить в течение 2–5 минут после начала.

по возможности заменить конференц-звонки на видео- или веб-встречи. Видео-компонент делает общение более «живым» и помогает удерживать внимание участников.

Создайте шаблон и используйте его для электронных приглашений на встречи, которые вы организуете:

• Дата, время, место встречи
• Приглашенные лица
• Тема
• Повестка совещания
• Необходимая подготовка
• Логистика: требуемое оборудование, материалы, закуска и напитки и т. д.
• Правила встречи.

Тема и повестка — главные пункты дорожной карты, но остальные элементы тоже важны. Постарайтесь не перегружать приглашение текстом, стараясь охватить все мыслимые детали, — приглашенные не будут читать длинные сочинения.

Назначая встречу другому сотруднику или клиенту, предлагайте сразу как минимум 3 варианта даты и времени ее проведения и спрашивайте, какой из этих вариантов подходит другой стороне больше всего. По возможности, если у вас есть доступ к календарям участников встречи, проверяйте их свободные слоты времени до того, как вы пошлете приглашение.